Personuppgiftsansvarig

Flexman Bemanning AB, organisationsnummer 559508-0036, är personuppgiftsansvarig för uppgifter som lämnas via webbplatsen. Frågor och begäranden skickas till info@flexmanbemanning.se.

Företagsförfrågningar

Namn, kontaktuppgifter, företag och meddelande används för att besvara förfrågan, lämna offert och följa upp ett möjligt uppdrag. Den rättsliga grunden är åtgärder inför avtal och Flexmans berättigade intresse av att hantera affärsförfrågningar. Uppgifterna sparas normalt högst 12 månader efter den senaste kontakten. Om ett avtal ingås kan uppgifter sparas längre när det krävs för avtalet, bokföring eller rättsliga anspråk.

Kundmatchning och bemanningsförfrågningar

I Hitta personal beskriver besökare och inloggade kunder sitt bemanningsbehov med egna ord. OpenAI används för att tolka beskrivningen till arbetsrelaterade sökkriterier. Skriv inte personnummer, privata eller känsliga uppgifter i sökfältet. Identifierbara kontaktuppgifter som systemet känner igen tas bort före tolkningen, men fullständig anonymisering kan inte garanteras.

Själva jämförelsen görs i Flexmans personalregister. Endast beskrivningen och yrkesrelaterade kompetensbenämningar används i AI-tolkningen av en kundsökning, inte personalrader eller CV-filer. Resultatet visar förnamn och matchande kompetenser. Efternamn, personnummer, bankkonto, CV-text, privata kontaktuppgifter och testresultat visas inte. CV-uppgifter behandlas som uppgiven erfarenhet; intyg och behörigheter behöver kontrolleras. Resultatet bekräftar inte tillgänglighet, anställning eller bokning.

Personalen kan se sina matchningsuppgifter och pausa visningen via Min kundpresentation i personalportalen. Kontakta FlexMan för rättelse, invändningar eller frågor om behandlingen. Uppgifterna blir inte anonyma bara för att efternamn saknas; offentligt visade uppgifter kan kopieras av besökare.

När en förfrågan skickas sparas er ursprungliga behovsbeskrivning, kontaktuppgifter, eventuella datum och matchade profiler för att hantera bemanningen. Beskrivningen och kontaktuppgifterna skyddas i den krypterade förfrågan. Inloggade kunder ser endast sitt företags förfrågningar. Ingen bokning, anställning eller marknadsföringsprenumeration skapas automatiskt.

En separat sessionscookie används för hemsidans matchningssökning. Tillfälliga sökurval gäller i högst 30 minuter. Tolkade yrkeskrav och korta stödutdrag ur söktexten kan mellanlagras i upp till sex timmar för att undvika onödiga AI-anrop; kontaktfälten från förfrågan sparas inte i denna cache. Missbruksskydd använder en nycklad IP-hash och begränsade timräknare. Uppgifterna används inte för annonsering.

Jobbansökningar och kandidatregister

Namn, kontaktuppgifter, ort, erfarenhet, tillgänglighet, meddelanden och CV används för att ta emot och bedöma ansökan, kontakta sökanden och genomföra rekrytering. Behandlingen grundas främst på Flexmans berättigade intresse av att rekrytera och, när det är tillämpligt, åtgärder inför ett möjligt anställningsavtal. Uppgifterna och CV-filen lagras i Flexmans behörighetsskyddade portal och är endast åtkomliga för personer som behöver dem i rekryteringsarbetet.

Flexman använder även AI-stöd från OpenAI för att identifiera uttryckligen beskrivna yrkeskunskaper och uppgivna behörigheter i CV. Tydliga arbetskompetenser kan sparas som sökord med CV som källa. Osäkra uppgifter och intyg markeras för kontroll. Uppgifter om exempelvis hälsa, religion och familj ska inte bli matchningssökord. Funktionen fattar inte beslut om anställning och gör inte obehandlade kandidater synliga för kunder.

CV-text läses lokalt när dokumentformatet och serverns läsare tillåter det. Person- och kontaktuppgifter minimeras i den text som skickas för AI-tolkning. När en PDF inte kan textläsas lokalt kan hela PDF-filen, inklusive uppgifter i filen, skickas till OpenAI om denna funktion är aktiverad. Administratören kan stänga av detta. Begränsade textutdrag sparas som underlag i den behörighetsskyddade portalen och visas inte för kunder.

AI-tjänsten används via API med inställningen att inte spara svar som hämtbara API-resurser. Detta innebär inte i sig noll lagring hos leverantören. Leverantörens behandling, eventuella säkerhetsloggar och överföringar regleras av det API-avtal och de dataskyddsvillkor som gäller för Flexmans konto. Kontakta FlexMan för information om använda leverantörer, tillämpliga skyddsåtgärder och rättelse av CV-uppgifter.

Om samma person söker flera tjänster kopplas ansökningarna till en gemensam kandidatprofil för att hålla uppgifterna korrekta, undvika dubbletter och ge en sammanhållen bild av kandidatens pågående och tidigare ansökningar. Varje ansökan, dess status och eventuellt testresultat ligger fortfarande kvar som en separat rekryteringspost.

Utvärderingstest

För vissa tjänster ingår ett arbetsrelaterat utvärderingstest. Svaren och testresultatet används som ett underlag i den samlade bedömningen av ansökan. Flexman använder inte testresultatet för att automatiskt avslå en ansökan eller fatta ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling.

Hur länge sparas en ansökan?

Uppgifterna sparas så länge de behövs för den aktuella rekryteringen och, när det är motiverat, under en begränsad tid därefter för att kunna hantera frågor och rättsliga anspråk. Flexmans gallringsfunktion är för närvarande konfigurerad för att gallra avslagna, ej anställda ansökningar efter 730 dagar och tekniska dubbletter efter 90 dagar. Pågående äldre ansökningar markeras för manuell kontroll i stället för att raderas automatiskt.

Om sökanden anställs eller förs över till personaladministrationen omfattas de uppgifter som behövs för anställningen av de lagringstider och rättsliga skyldigheter som gäller där och raderas därför inte av rekryteringens automatiska gallring. Flexman sparar inte en avslutad ansökan för obestämda framtida rekryteringar enbart för att den kan vara bra att ha.

Bekräftelsen i formulären

När du markerar rutan i ett formulär bekräftar du att du har fått information om behandlingen. Markeringen används inte som samtycke till reklam, statistikcookies eller annan fristående behandling.

Spam- och säkerhetsskydd

Formulären använder engångstoken, tidskontroll, ett dolt kontrollfält och begränsning av antal försök. En envägshash av IP-adressen kan sparas i högst 30 dagar för att förebygga missbruk. Hashen används inte för marknadsföring eller besöksstatistik. Webbplatsen använder inte Google reCAPTCHA.

Cookies och teknisk information

Webbplatsen använder en nödvändig sessionscookie för formulärsäkerhet och för att visa formulärstatus. Den raderas när webbläsarsessionen avslutas. Information om att cookieinformationen har visats sparas lokalt i webbläsaren. Läs mer i cookiepolicyn.

Mottagare och dina rättigheter

Behöriga personer hos Flexman samt nödvändiga drift-, portal- och e-postleverantörer kan behandla uppgifter enligt instruktion från Flexman. Uppgifter säljs inte och används inte för extern annonsering.

Dina rättigheter

Du kan begära tillgång, rättelse, radering eller begränsning och invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. I vissa fall har du rätt till dataportabilitet. En begäran skickas till info@flexmanbemanning.se. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.